Jeder hat seine eigene Methode sich zu organisieren…
Der eine mag es wenn alles klar strukturiert und geordnet ist, der andere bevorzugt kreatives Chaos.
Es gibt aber auch ein paar geprüfte Methoden um Effektivität und Effizienz der eigenen Arbeit zu erhöhen…
Eine sehr sinnvolle Vorgehensweise um sich oder ein geplantes Vorhaben zu strukturieren sind Mindmaps:
Hierbei geht es darum die einzelnen Eckpunkte eines Projekts oder die beteiligten Parteien visuell zu erfassen und miteinander zu verknüpfen. So entsteht eine übersichtliche, visuelle Struktur, die es allen Beteiligten einfacher macht die wichtigsten Zusammenhänge auf einen Blick zu erfassen.
Ich bin der Meinung, dass zu Beginn eines jeden Arbeitsprozesses vor allem wenn mehrere Personen beteiligt sind, eine Mindmap im Rahmen eines Kick Off Meetings erstellt werden solle.
Bei der aus Japan stammenden Kaizen Methode sind Ordnung und Sauberkeit die wichtigsten Voraussetzungen um Arbeitsprozesse effektiv zu gestalten. Dieses auch als 5-S Methode bekannte Strukturierungswerkzeug hilft die wichtigen Dinge von unwichtigen zu trennen und sollte als kontinuierlicher Prozess immer wieder neu überprüfend eingesetzt werden.
- Seiri: Aussortieren von defekten, überflüssigen Bestandteilen oder z.B. alten Dateien oder Memos
- Seiton: Ordnen und sortieren von Arbeitsmitteln bzw. richtiges Beschriften von Dateien
- Seiso: Reinigen und inspizieren zum Beseitigen von Mängeln und Unregelmäßigkeiten
- Seiketsu: sich selber ordnen und „sauber“ halten. Z.B. Erstellen von Checklisten und Tabellen als Grundlage für die restlichen Arbeitsprozesse.
- Shitsuke: Selbstdisziplin, sprich die Einhaltung der voranstehenden vier Organisationsschritte
Wem diese Methode zusagt, kann mehr hier mehr erfahren.
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